Copie un mensaje, cambie las partes entre corchetes y envíelo. Cada uno sirve como correo o como carta impresa. Un ritmo que le funciona a la mayoría de los clubes: el primer recordatorio unos 30 días antes de la renovación, el segundo una semana antes, el último aviso una semana después, y el agradecimiento en cuanto paguen.
1. Primer recordatorio
Unos 30 días antes
Asunto: Es hora de renovar su membresía de [Nombre del club]
Hola, [Nombre]:
Su membresía de [Nombre del club] se renueva el [fecha de renovación]. La cuota para el próximo año es de [monto].
Puede renovar aquí: [enlace]. [También puede pagar con cheque a [dirección], o en efectivo en la próxima reunión.]
Este año [una o dos cosas que hizo el club o que vienen pronto]. Nos encantaría contar con usted para lo que sigue.
Gracias,
[Su nombre]
[Su cargo], [Nombre del club]
2. Segundo recordatorio
Una semana antes
Asunto: Falta una semana para renovar su membresía de [Nombre del club]
Hola, [Nombre]:
Le recordamos que su membresía se renueva el [fecha de renovación]. Toma un minuto: [enlace].
Si ya pagó, muchas gracias, y no haga caso de este mensaje. Si algo cambió y no piensa renovar, solo responda y díganos. No hay ningún problema.
Gracias,
[Su nombre]
[Su cargo], [Nombre del club]
3. Último aviso
Una semana después
Asunto: Su membresía de [Nombre del club] venció
Hola, [Nombre]:
Su membresía venció el [fecha de renovación]. [Puede seguir viniendo a los eventos hasta el [fin del periodo de gracia].]
Si quiere seguir siendo socio, puede renovar aquí: [enlace].
Si este año el dinero está justo, responda a este correo. [Tenemos una cuota reducida, y nadie tiene que dar explicaciones.]
Esperamos verle pronto,
[Su nombre]
[Su cargo], [Nombre del club]
4. Agradecimiento
En cuanto pague
Asunto: Gracias por renovar
Hola, [Nombre]:
Gracias por renovar su membresía de [Nombre del club]. Su membresía está vigente hasta el [fecha de vigencia].
Lo próximo: [evento o reunión, fecha y lugar].
[Adjuntamos su recibo.] Guarde este correo para sus registros.
Gracias,
[Su nombre]
[Su cargo], [Nombre del club]
Algunos hábitos que ayudan
- Envíe los mensajes desde una persona, no desde una dirección "noreply". La gente le responde a la gente.
- Ponga la fecha de renovación y el monto en las dos primeras líneas.
- Deje de enviar recordatorios en cuanto alguien pague. Nada molesta más a un socio que un recordatorio de una cuota ya pagada.
Si escribe por correo a personas que ya no son socias, las normas de correo de Estados Unidos (CAN-SPAM) pueden exigir su dirección postal y una forma de dejar de recibir los correos. Incluir ambas en cada pie de página es la costumbre más sencilla.