Revísenla juntos, el tesorero saliente y el entrante, de preferencia en una sola reunión con el presidente. Marque una línea cuando esté hecha, no cuando se prometa.
Banco y dinero
- Tarjeta de firmas del banco actualizada: se agrega al tesorero nuevo y se quita al saliente. Pida al banco que lo confirme por escrito.
- Usuarios de la banca en línea cambiados, y el acceso del tesorero saliente eliminado.
- Tarjetas de débito a nombre del tesorero saliente canceladas, y tarjetas nuevas solicitadas.
- Chequera, fichas de depósito y sello de depósito entregados.
- Cuentas de cobro revisadas (Stripe, Square, PayPal, Venmo y similares): quién es el dueño de cada una, y si alguna está ligada a una cuenta personal. Pase la titularidad al club.
- Caja chica contada entre los dos, con el conteo firmado por ambos.
Registros
- Estados de cuenta y comprobantes de los últimos siete años, o los que existan.
- El presupuesto de este año, y el del año pasado comparado con lo que de verdad pasó.
- La lista de socios y cuotas, con quién pagó y quién debe.
- Una lista de facturas y reembolsos pendientes de pago.
- Libros conciliados a la fecha del traspaso, con un resumen de saldos firmado por los dos.
- Estatutos, actas, confirmaciones anteriores del 990-N, declaraciones de conflicto de intereses y cartas del IRS (la carta de determinación y la carta de confirmación del EIN, CP 575).
- Todo lo que esté en la computadora o el correo personal de una sola persona, pasado a una carpeta compartida del club.
Contraseñas, bien entregadas
- Una lista de todas las cuentas que usa el tesorero: banco, cobros, contabilidad, correo, sitio web y dominio, portales estatales.
- En cada cuenta, la contraseña cambiada, y el correo y teléfono de recuperación a nombre del club, no de una persona.
- Nunca enviar contraseñas por correo o mensaje de texto común. Use un administrador de contraseñas compartido o entréguelas en persona, y luego cámbielas.
- Verificación en dos pasos activada donde se ofrezca.
- El acceso del IRS con el que se presenta el 990-N pertenece a una persona (Login.gov o ID.me) y no se puede traspasar. El tesorero nuevo crea el suyo. Anote quién lo presentó la última vez.
Seguros
- Póliza de responsabilidad civil encontrada, y cualquier póliza para directivos (D&O).
- Nombre y contacto del corredor o agente, números de póliza y fechas de renovación anotados.
- Nombres de los directivos actualizados con la aseguradora, si la póliza los incluye.
Trámites y fechas límite
- La declaración que el club presenta al IRS (muchas veces el 990-N): cuándo vence y quién la presentó la última vez.
- Persona responsable del EIN: si era el tesorero saliente, presente el formulario 8822-B del IRS dentro de los 60 días del cambio.
- Informe anual o periódico del estado, si el club está constituido como corporación: fecha límite y acceso.
- Registro estatal de organizaciones benéficas, si el club pide donaciones al público.
- Cualquier permiso de rifas, permiso de impuesto sobre ventas o certificado de exención, con sus fechas de vencimiento.
- La dirección postal registrada en el IRS y en el estado todavía le llega a alguien. Llave del apartado postal entregada.
El primer mes
- Primera semana: el acceso al banco funciona para el tesorero nuevo y ya no existe para el anterior.
- Primer estado de cuenta conciliado por el tesorero nuevo.
- Facturas pendientes de la lista pagadas.
- Cada fecha límite de arriba en un calendario compartido del club, con un aviso dos semanas antes.
- Un primer informe breve a la directiva: saldos, ingresos, gastos y cualquier cosa extraña.
- El teléfono del tesorero saliente guardado unos meses. Siempre surgen preguntas.
Una lista de verificación, no asesoría legal ni fiscal. Su banco, sus estatutos y su estado pueden pedir más.